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郵便による各種証明の請求について

本人による請求

請求書に必要な書類

戸籍、除籍の謄抄本(全部・個人事項証明書)、住民票の写しなどは郵便請求できます。その場合は、次のものを同封の上、請求してください。

  1. 必要事項を記載した請求書
  2. 手数料(郵便局の定額小為替でお願いします)
  3. 必要な切手を貼り、請求者の氏名、住所、郵便番号を記載した返信用封筒(返信先は住民票登録の住所となります)
  4. 身分証明書の写し(本人確認できるもの)

本人確認の方法

ご本人の氏名、住所を確認することができる下記の書類を添付していただきます

官公署発行の身分証明書

運転免許証、マイナンバーカード(個人番号カード)、住民基本台帳カード、無線従事者免許証、健康保険者証、介護保険者証、身体障害者手帳など

  • 必ず住所地の記載部分の写しを添付してください。
    運転免許証など住所変更をされた場合は、変更の記載がある裏面も添付。また、健康保険者証などは裏面の住所記載欄の写しも添付してください。

芦別市では、平成25年9月30日から、戸籍及び戸籍の附票が電算化されました。

電算化前から芦別市に本籍がある場合で、平成25年9月30日の段階で死亡や婚姻によってすでに除籍になっている方の証明が必要な場合や、平成25年9月30日以前に住んでいた住所の証明が必要な場合には、平成改製原戸籍及び平成改製原附票(電算化前の戸籍及び附票)を請求してください。

請求書に記入する内容

戸籍謄抄本(全部・個人事項証明書)除籍謄抄本、(除籍全部・個人事項証明書)、 戸籍の附票、身分証明書など

  1. 本籍地、筆頭者
  2. 必要なものと部数(謄本(全部事項証明書)、抄本(個人事項証明書)、身分証明書など何通必要なのか)
  3. 誰のものが必要なのか(謄本(全部事項証明書)を請求する場合は記入する必要はありません)
  4. 請求理由及び提出先(何に使われるのか、使用目的を詳しくお書きください)
  5. 請求者の住所、氏名、日中に連絡の取れる電話番号、携帯電話番号など
  • 必要な戸籍に記載のない方、婚姻等により氏名が変わられた方などは、その戸籍等との関係がわかる資料(戸籍謄抄本(全部・個人事項証明書)等の写し)の添付が必要な場合 があります。
    (例:芦別市の戸籍で確認が取れない場合など)
    詳しくはお問い合わせください。

住民票の写し、住民票の除票の写しなど

  1. 証明してほしい人の氏名、住所、生年月日、世帯主名
  2. 必要なものと部数(住民票、住民票の除票など何通必要なのか)
  3. 誰のものが必要なのか(謄本を請求する場合は記入する必要はありません)
  4. 請求理由及び提出先(何に使われるのか、使用目的を詳しくお書きください)
  5. 請求者の住所、氏名、日中に連絡の取れる電話番号、携帯電話番号など
  • 請求には、証明してほしい人との関係がわかる資料の添付が必要な場合があります。詳しくはお問い合わせください。

転出証明書

芦別市から市外に引っ越しする場合、芦別市で転出届を行い転出証明書の交付を受け、それを持参し引っ越し先の市区町村で転入届を行いますが、転出届を行わずに引っ越し先の市区町村に行かれた場合は、郵便で転出証明書の請求ができます。(交付手数料は無料です)

  1. 異動日(引っ越しをした日、届出は原則、引っ越した日の前後2週間以内です)
  2. 芦別市での住所と世帯主名
  3. 新しい住所と世帯主名
  4. 異動される方全員の氏名、生年月日
  5. 請求者の住所、氏名、日中に連絡の取れる電話番号、携帯電話番号など
  6. 身分証明書の写し(本人確認できるもの)
  • 請求は原則として本人または世帯主が行ってください。詳しくは事前にお問い合わせください。
  • マイナンバーカード(個人番号カード)または住基カードをお持ちの方は、カードによる特例転出の手続きができます。(転出証明書の発行がありません)
    郵便でご請求の際はお電話にて特例転出の希望の有無を確認させていただく場合があります。
    転入転出手続きの簡素化(マイナンバーカードの交付を受けている方の転入・転出)

郵便請求でのご注意

個々の内容によっては必要な書類が異なりますので、請求する際には、事前にお問い合わせください。
また、下記の点にご注意願います。

  1. 請求書類が市役所に届いてから、発送まで3~4日かかる場合があります
  2. 発送後の郵便状況は把握できません。ご心配な場合は、速達や簡易書留等で郵送願います。(返信用封筒も同様です)

第三者による請求

1.請求理由等の確認について

本人等以外の方によって住民票や戸籍を請求する場合には、次のいずれかの請求理由に該当し、またそのことを明らかにできる書類等が必要となります。
(弁護士等の職務上請求、国又は地方公共団体等の公用請求は除きます)

請求理由と明らかにすべき事項の一覧
請求理由 明らかにすべき事項
(1)自己の権利行使又は義務履行のために記載事項を確認する必要がある場合
  1. 発生要因
  2. 内容
  3. 記載事項を必要とする理由
(2)国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  1. 国又は地方公共団体の名称
  2. 当該機関へ提出を必要とする具体的な理由
(3)住民票や戸籍の記載事項を利用する正当な理由がある場合
  1. 利用の目的
  2. 方法
  3. 記載事項を利用する具体的な方法
  • 上記を証明するための資料の添付が必要です。
    (例:利害関係を証明する書類~契約書、申込書、譲渡証明などの写し)
    また、請求書には、上記の利用目的以外に使用しないなどの誓約文も記載してください。
    なお、必要な書類は内容によって異なりますので、詳しくはお問い合わせください。

2.本人特定事項及び代理権限等の確認について

第三者が住民票や戸籍を請求する場合、氏名・住所等の本人特定事項に加え、請求者または現に請求に当たる方を確認できる書類等が必要となります。

法人の場合

必要な添付書類とその具体例
必要な添付書類 具体例
(1)請求者の特定及び所在地確認書類
  • 登記簿謄本
  • 印鑑証明
  • 登記事項証明(現在事項全部、代表者、履歴事項証明等)などのうち1点(原則、発行から3か月以内のもの)
(2)上記の主たる事務所所在地以外の場合 (上記書類に記載がない場合)
  • 営業所、事務所一覧など
(3)請求者の本人確認書類
(本人と特定できるもの)
  • 運転免許証
  • 健康保険者証
    など官公署発行の身分証明1点
(4)請求者の本人確認書類
(法人との関係が特定できるもの)
  • 社員証
  • 健康保険者証
    など1点
  • 代表者が直接請求者となる場合は、所在地確認資料及び代表者の本人と特定できるものが必要となります。
    戸籍請求の場合の(1)の所在地確認書類は原本の添付が必要です。
  • 担当者が代表者に替わり請求する場合は、所在地確認書類、担当者の本人と特定できるもの及び法人との関係が特定できるものがそれぞれ必要となります。
  • 送付先は、所在地確認書類などに記載された住所地となります。

個人の場合

官公署発行の身分証明書及び次の1か2のいずれか該当するもの

  1. 代理人・使者→委任状
  2. 法定代理人→戸籍謄本(全部事項証明書)、後見登記等の登記事項証明書、裁判所の謄本等
  • 送付先は、請求者の住民票登録の住所となります。

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